Event Manager / Координатор конференций

з/п не указана

Вакансия в архиве

Работодатель, вероятно, уже нашел нужного кандидата и больше не принимает отклики на эту вакансию

Показать описание вакансии

Требуемый опыт работы: 1–3 года

Полная занятость, полный день

Ведущий организатор специализированных форумов, саммитов и конференций в различных областях экономики Adam Smith Conferences приглашает активных и амбициозных специалистов на должность Ивент Менеджера.

Внимание! На данную позицию рассматриваются только кандидаты с хорошим владением устного и письменного английского языка.

Обязанности:

Работа с площадками:

  • Подбор залов согласно требованиям продюсера и в соответствии с утвержденным бюджетом;
  • Бронирование и контроль сроков отмены, поиск новых площадок под отдельные запросы.

Взаимодействие с продюсерами:

  • Согласование всех деталей мероприятия на протяжении всего времени подготовки к проекту, поиск возможных решений;
  • Работа со спикерами (составление договора и акта при оплате, предоставление парковки, проезд и проживание иностранных спикеров).

Взаимодействие со смежными подразделениями:

  • Составление плана размещения спонсорских стендов, рабочих мест и баннеров;
  • Предоставление необходимой информации о площадке;
  • Работа с продукцией клиента.

Работа с поставщиками:

  • Работа с дизайнером по подготовке макетов всех печатных материалов мероприятия;
  • Отправка макетов баннеров, рабочих тетрадей, листовок и прочей печатной продукции в печать, контроль получения и доставки;
  • Определение перечня необходимого технического оборудования и его заказ оборудования на мероприятия у подрядчика;
  • Обсуждение условий, контроль и помощь дополнительным поставщикам;
  • Поиск новых поставщиков под конкретные запросы;
  • Организация развлекательной части мероприятия.

Подготовка документов и расчетов по проектам:

  • Составление и ведение бюджетов мероприятий;
  • Своевременное составление сметы и выставление заказов в 1С;
  • Самостоятельное отслеживание доходов/расходов. Своевременное информирование руководства и своевременное принятие мер по перераспределению бюджета;
  • Составление годовых гросс-профит планов;
  • Составления графика сроков по каждому мероприятию. Контроль сроков. Принятие своевременных мер для его выполнения.

Работа на площадке:

  • День монтажа:
    • Организация доставки на площадку всех необходимых материалов и оборудования;
    • Полная подготовка площадки к мероприятию (организация застройки партнеров, контроль монтажа техники в залах и на регистрации, контроль оформления залов.
  • Дни мероприятия:
    • Решение текущих вопросов, возникающих в ходе мероприятия
    • Подбор временного персонала, обучение, оплата.
    • Контроль своевременного выхода на площадку всех подрядчиков и временного персонала;
    • Помощь в решении сложных вопросов;
    • Отслеживание регламента проведения форума. Своевременное принятие мер для недопущения серьезных срывов регламента;
    • После окончания: организация вывоза с площадки оставшихся материалов и оборудования, доставка на склад.

Закрытие проектов:

  • Сбор необходимой документации и продукции (фото, видео) с поставщиков;
  • Обмен с поставщиками закрывающими документами своевременно.
  • Загрузка на сайт презентаций спикеров.

Требования к кандидату:

  • Опыт работы в компании, организующей полный цикл коммерческих бизнес-конференций или ивент-департаменте бизнес-отеля; кандидаты из ивент-агентств (MICE) рассматриваются во вторую очередь;
  • Высшее образование;
  • Английский язык - от уровня Upper-Intermediate;
  • Отличное знание Microsoft Office;
  • Умение работать с счетами и договорами. Знание программы 1С будет преимуществом;
  • Целеустремленность и организованность, внимание к деталям
  • Готовность работы в условиях многозначности
  • Готовность к ненормированному рабочему дню.

Условия:

  • Оформление по срочному трудовому договору на период декретного отпуска сотрудника (1,5 - 2 года). В дальнейшем возможен переход на постоянную работу, если вы зарекомендуете себя положительно;
  • Работа в крупной компании с западным стилем управления и 20-летним опытом организации b2b событий в России и за рубежом;
  • Обучение международной технологии организации коммерчески успешных конференций;
  • Возможность расширения кругозора, доступ к новым контактам;
  • ДМС;
  • Тренинги, корпоративные мероприятия, спортивные события летом;
  • Работа в центре (ст. м. Павелецкая).

Ключевые навыки

Организация конференцийАдминистративно-хозяйственная деятельностьОрганизация мероприятийУправление проектамиОрганизация выставокВедение переговоровОрганизаторские навыкиОрганизация презентацийРаспределительная логистика

Адрес

Павелецкая, Павелецкая, Пролетарская, Москва, Дербеневская набережная, 11

Вакансия опубликована 13 сентября 2019 в Москве

Написать сопроводительное письмоПисьмо отправлено

Сопроводительное письмо к отклику

Похожие вакансии