Менеджер-делопроизводитель

з/п не указана

Вакансия в архиве

Работодатель, вероятно, уже нашел нужного кандидата и больше не принимает отклики на эту вакансию

Показать описание вакансии

Требуемый опыт работы: 1–3 года

Полная занятость, полный день

В службу клиентского сервиса ищем менеджера-делопроизводителя для обеспечения документооборота с клиентами и подрядчиками и координацию внутренних процессов по заведению, обновлению и закрытию проектов во внутренней системе проектного менеджмента.

Знания норм делопроизводства и оформления первичной документации обязательны.

Часть документации и переписки - на английском языке, поэтому требуется грамотный английский язык!

Обязанности:

  • Организация и обеспечение документооборота по проектам

    • Приём,обработка и систематизация первичных проектных документов (сметы, заказы)

    • Заполнение шаблонов договоров и приложений данными по проектам

    • Согласование как внутри компании, так и с клиентами/подрядчиками

    • Ведение реестров документации с актуальными статусами по ним

    • Контроль входящих и исходящих оригиналов документов на идентичность с согласованными электронными версиями

  • Координация закрытия месяца с бухгалтерией

    • Актуализация реестра проектов и сумм к закрытию (инвойсингу)

    • Ввод информации в реестр

    • Координация с менеджерами клиентского сервиса и бухгалтерией

  • Контроль задолженностей по предоставлению документов и оплат

  • Ведение реестра проектов

    • Заведение проекта во внутренней системе проектного менеджмента

    • Назначение ролей на проекте после уточнения их у владельца проекта

    • Выдача внутренних номеров

    • Контроль актуализации статусов проекта менеджерами, меры по обеспечении своевременной и актуальной информации

    • Контроль закрытия и архивирования проектов

  • Ведение реестра документации (регистрация, статус движения, контроль возврата, оцифровка финального документа со всеми подписями, систематизация и архивирование как электронных, так и оригинальных версий)

  • Подготовка дубликатов утраченных контрагентами документов, контроль возврата оригиналов

  • Организация разовых закупок услуг/лицензий/материалов по поручению клиентского сервиса и в координации с финансовой службой

Требования:

  • !! Английский язык - уверенный грамотный письменный

  • Искренняя любовь к работе с документами

  • Знание норм делопроизводства

  • Внимательность

  • Аккуратность, до педантичности

  • Навыки слепой печати, компьютерная грамотность

  • Естественное стремление по жизни всегда все упорядочить, разложить, рассортировать

  • Коммуникабельность: вас не пугают люди, не тяготит необходимость общения с ними как вживую, так и по телефону

  • Высокий темп работы, умение завершить начатое до конца

Несколько практических признаков наличия требуемых качеств:

  • Ваш рабочий стол всегда в идеальном порядке

  • Все папки стоят по местам, четко промаркированы. Любой человек может легко сориентироваться в подотчетных вам шкафах и системах архивирования

  • Система папок и файлов на вашем компьютере всегда строго структурирована, все названия соответствуют содержимому, в них не встречается случайных документов. Вам легко объяснить коллеге, куда зайти для нахождения файла, если вы вдруг отсутствуете в офисе

  • Вам важен порядок и последовательность, вы предпочитаете работать по известному всем процессу. Но если вдруг ситуация необычная, вы сами можете предложить коллегам достичь результата, отклонившись от обычного процесса.

  • Чтобы решить проблему, вы предпочтете подойти к коллеге или позвонить вместо долгих переписок, найти решение и довести его до конца.

  • В Москве мы находимся на ст. м. Павелецкая, 10 минут пешком (БЦ "Святогор-4")

  • Мы работаем по графику пн.-пт. с 10:00 до 19:00 (либо с 09:00 до 18:00).
  • Оформляем по ТК
  • Заработная плата обсуждается с успешным кандидатом с учетом опыта и навыков.

Адрес

Москва, Летниковская улица, 10с4

Вакансия опубликована 9 октября 2019 в Москве

Написать сопроводительное письмоПисьмо отправлено

Сопроводительное письмо к отклику